Um sistema de workflow é, em resumo, a sequência de processos pela qual determinada atividade passa, do momento em que é iniciada até o momento em que é concluída. No entanto, nem sempre esse sistema é organizado da maneira certa e muitas vezes não é padronizado, impedindo, assim, a obtenção dos melhores resultados.
Para a área de compras de uma empresa, esse processo tem um papel muito importante na economia. Ao fechar alguns negócios às pressas, os gastos acabam sempre sendo maiores. Mas, com um workflow correto, é possível ter mais tempo para pesquisar e negociar os melhores preços e condições de pagamento.
A grande dificuldade na aplicação do fluxo de trabalho é a integração entre as etapas que o constituem. Por isso existem ferramentas específicas que permitem acompanhar o avanço de uma atividade dentro da sequência de processos. Muitas plataformas apostam em recursos visuais, com maneiras fáceis de construir e monitorar o workflow. Dessa forma, basta visualizar para entender em qual etapa do fluxo a atividade se encontra e qual o próximo passo.
E são três os tipos de workflow: ad hoc, administrativo e de produção. O primeiro é um modelo mais flexível, em que as regras podem ser criadas ou modificadas mesmo depois que a atividade começar a entrar no fluxo de trabalho. Geralmente é ideal para atividades cujas etapas e envolvidos são independentes.
O segundo é caracterizado por regras e fluxos simples, previsíveis e repetitivos. Ele pode ser comparado ao de elaboração de um relatório de despesas ou autorização de uma viagem corporativa. Já o de produção pode ser utilizado em atividades administrativas, com regras e fluxos mais complexos.
Entender a importância de um sistema desse tipo pode ser decisivo para otimizar a gestão de compras de uma empresa, como a contratação de serviços ou viagens a trabalho. Ele permite também uma análise mais crítica de como as atividades são desempenhadas, possibilitando uma base sólida para identificar oportunidades de melhoria.
Fonte: Panrotas
